Je bent als webredacteur ingehuurd om een nieuw online dossier aan te maken op een website. Of is het je taak om de bestaande pagina’s te actualiseren en op te frissen? Ga je nieuwsberichten of blogs schrijven? Werk aan de bakker. Maar je klaart de klus niet alleen. Je werkt samen met een of meerdere inhoudelijk deskundigen. Denk hierbij aan beleidsmedewerkers / adviseurs / juristen / afdelingshoofden / producteigenaren / oprichters. Zij leveren (als je gelukt hebt) basisteksten aan die jij redigeert tot een heldere webtekst. En zij doen tot slot de inhoudelijke check van je webtekst. Hoe werk je nu het best samen met deze immer drukke inhoudelijk deskundigen? Lees hier mijn tips en ervaringen.
Schrijf jij een basistekst?
Het is zo fijn als je als webredacteur gevoed wordt met informatie van de inhoudelijk deskundige. Je kan niet overal iets van afweten. Bij een nieuwsbericht kun je meestal wel snel schakelen met de inhoudelijk deskundige of persvoorlichter. Gaat het om een tekst voor een statische pagina, dan is de urgentie vaak lager. Je geduld wordt dan wel eens op de proef gesteld.
Tip: Ga tot actie over door zelf informatie te verzamelen over het betreffende onderwerp. Dan doe jij een verbeteringsvoorstel voor de statische pagina en hoeft de inhoudelijk deskundige alleen nog maar een inhoudelijke check te doen.
To do: informatie verzamelen
Ga je zelf de informatie bij elkaar sprokkelen voor de webtekst van een nieuwe pagina of nieuwsbericht? Dit kost wat meer tijd, maar je hebt wel het heft in eigen handen. Hoe pak je het aan? Je gaat eerst binnen de organisatie kijken wat er al over het onderwerp is geschreven in folders, corporate magazines, jaarverslagen of op intranet. Of nog belangrijker: kijk wat voor nieuwsberichtjes al zijn verschenen over het onderwerp. Is er binnen de organisatie maar weinig over het onderwerp te vinden? Kijk dan even rond op de websites van de overheid of semi-overheidsinstellingen. Of kijk als uiterste oplossing wat Google over het onderwerp te vertellen heeft.
Is je research gelukt? Nu kun je zonder al te veel moeite een webtekst schrijven of een bestaande pagina actualiseren.
Geen informatie te vinden? Interviewen!
Is je research niet gelukt? Omdat het een vrij nieuw onderwerp is? Ook dan hoef je niet te wachten tot de inhoudelijk deskundige je van informatie voorziet. Misschien heeft de inhoudelijk deskundige wel een hekel aan schrijven. Vraag eens of je hem of haar een half uurtje mag interviewen. Heerlijk om een expert te horen praten over zijn vak. Ondertussen schrijf jij driftig mee. Of je hebt een bandrecorder. Kan ook handig zijn, maar daar ben ik zelf niet zo van. Na het interview direct je aantekeningen uitwerken tot een tekst voor een webpagina of blog. Vergeet niet de inhoudelijke check door de inhoudelijk deskundige.
Ja, inhoudelijke check hoort erbij
Bij zo’n check kijkt de inhoudelijk deskundige je tekst na op onjuistheden. Erg belangrijk om begrijpelijke redenen. Soms zijn er kleine wijzigingen nodig, die een groot verschil maken. Het kan ook zijn dat door het redigeren de informatie te kort door de bocht is. De inhoudelijk deskundige wil dan meer nuance in de tekst. Wat ook kan is dat je een moeilijk begrip niet helemaal goed hebt uitgelegd.
Bij een inhoudelijke check is er soms wat discussie over bijvoorbeeld leesbaarheid vs juridische juistheid. Gaat het om een kleine aanpassing en blijft de rest van de tekst begrijpelijk? Ok, geen probleem vind ik. Maar alsjeblieft niet te veel wollige teksten! Liefst in begrijpelijke taal. Niet iedereen is trouwens even enthousiast over begrijpelijke taal op B1-niveau. Wellicht kan het boekje ‘De taal van mr. Jip van Harten en dr. Janneke Bavelinck’ deze mensen overtuigen?
Toch nog ‘achter de broek aanzitten’?
Wat doe je dan als je wel erg lang moet wachten op een reactie van de inhoudelijk deskundige? Bijvoorbeeld omdat je de opzet van een ingewikkeld online dossier wilt bespreken. Toen ik begon als webredacteur was ik nogal scherp op het nakomen van afspraken. Ik stuurde dan een beetje boze e-mail over een verstreken deadline. Hier ben ik wel van afgestapt. Sowieso werkt persoonlijk contact beter. En je krijgt je dingen beter gedaan met een meer relaxte aanpak. Hieronder een paar tips:
- Werk met softe deadlines zoals ‘eind van volgende week’ of ‘begin van volgende maand’.
- Kijk even in de digitale agenda van de inhoudelijk deskundige. Als hij of zij deze tenminste heeft opengesteld. Misschien is hij met vakantie of ziek?
- Probeer de inhoudelijk deskundige persoonlijk te spreken te krijgen. Loop even naar zijn of haar bureau of spreek hem of haar aan in de koffiecorner.
- Toon begrip voor de werkdruk van inhoudelijk deskundigen. En echt, ze zijn vaak erg druk is mijn ervaring. Veel overwerken enzo.
- Stel voor om samen even naar de tekst te kijken en verstuur een agenda-verzoek. Zo’n bespreking van een tekst klinkt misschien inefficiënt, maar ik heb er goede ervaringen mee. Vooral als je in een vroeg stadium zit. De inhoudelijk deskundige kan vaak in een paar seconden zeggen welke alinea’s verouderd zijn en eruit kunnen. Resultaat: in 5 minuten heb je de tekst op hoofdlijnen besproken en kun je weer verder.
- Wil je een tekst voorleggen aan de inhoudelijk deskundige? Reageert deze niet per e-mail? Print de tekst uit en leg deze met een kort berichtje op een geeltje op het bureau van de inhoudelijk deskundige. Van papier corrigeren werkt voor de meeste mensen het prettigst. En ze hoeven niet meer zelf naar de printer te lopen.
- Is de inhoudelijk deskundige weinig op kantoor? Bellen kan ook. Bel je naar een mobiel nummer? Dan kun je even in de digitale agenda kijken of je wel op een goed tijdstip belt. Als iemand bij een congres is, praat dat toch minder gemakkelijk. En zo’n bloedspoed heeft het toch ook weer niet.
- Opschalen. Kom je echt in de knel met je planning? Bespreek het met je hoofd/opdrachtgever. Misschien heeft hij/zij tips of kan hij/zij de betreffende persoon erop aanspreken.
- Wees niet bang dat je zonder werk komt te zitten door je relaxte aanpak. Mijn ervaring is dat er altijd inhoudelijk deskundigen zijn die wel vlot reageren op je verzoeken. Zonder werk kom je niet snel te zitten.
- Heeft de inhoudelijk deskundige zijn prioriteit niet bij de website liggen? Toon dan wat statistieken van de pagina. Geef aan dat het fijn is als al deze bezoekers worden geholpen met de juiste informatie.
- Krijg je de inhoudelijk deskundige niet te pakken en zit je met iets wat echt met spoed online moet? Probeer dan de manager van de inhoudelijk deskundige of woordvoerder te pakken te krijgen. Hij of zij kan wellicht voor de inhoudelijk deskundige spreken en aangeven of het bericht online kan. Meestal is dit wel het geval trouwens. En je zult zien dat de wereld niet vergaat na je publicatie zonder inhoudelijke check.
Heb je iets aan mijn tips? Komt het bekend voor dat je soms als een detective/journalist door het gebouw speurt? Op zoek naar een inhoudelijk deskundige? Dat flex-werken helpt dan natuurlijk ook niet mee. Door al je wandelwerk kom je in ieder geval wel aan je beweging ;-).